Client-Onboarding Bank CIC

Im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie hat die Bank CIC ihre Onboarding-Systeme modernisiert und zusammengeführt. Dabei war es ihnen wichtig, Papier zu reduzieren und unnötige Medienbrüche zu vermeiden. Gemeinsam mit ubitec erarbeitete die Bank deshalb ein spezifisches Client-Onboarding-System, das genau ihren Bedürfnissen entspricht: Alle Umsysteme, Dokumente und Regeln sind nun angeschlossen und direkt integriert. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern erleichtert allen Beteiligten die Arbeit.

Firmenlogo Bank CIC

Firma

Bank CIC Schweiz AG

Branche

Finanzen

Standort

Basel

Angebot

Die Bank CIC ist die flexible Bank für Unternehmen, Unternehmer und Privatpersonen.

Website

www.cic.ch

die Herausforderung

Zeitintensiv und fehleranfällig

Bei der Bank CIC kamen bisher unterschiedliche Systeme fürs Client-Onboarding zum Einsatz: Je nach Kundenart war dazu eine andere Anwendung nötig. Teilweise mussten die Mitarbeitenden dabei Angaben an verschiedenen Stellen erfassen und zugehörige Dokumente manuell erstellen. Die anschliessenden Überprüfungen und Bewilligungen innerhalb der Bank fanden auf Papier statt: Ein aufwändiger Prozess. Ausserdem entsprachen die in die Jahre gekommenen Anwendungen nicht mehr den digitalen Standards der Bank CIC. Es war an der Zeit, die Systeme zu erneuern und so die zeitintensiven und teilweise fehleranfälligen Aufgaben in der Kundenberatung, der Compliance und im Backoffice zu optimieren.
Auch während der Entwicklungszeit war das Projektteam eng dabei und konnte alle zwei Wochen die Fortschritte selbst prüfen, testen und challengen.
Julia Schmid
Projektleiterin Bank CIC

die Lösung

Mit Teamwork zum Erfolg

Damit der alte Prozess nicht ins neue System übertragen wurde, wurde dieser zuerst gründlich analysiert. Dabei setzten ubitec und CIC auf Teamwork: Die Prozessverifikation wurde gemeinsam mit den Mitarbeitenden der Kundenberatung und des Backoffice durchgeführt, damit sie ihre Erfahrungen mit der bisherigen Software und ihre Wünsche an die neue Lösung einbringen konnten. So gelang es, alle wichtigen Pain Points zu identifizieren, unnötige Schritte zu eliminieren und Aufgaben, wo immer möglich, zu parallelisieren. Gleichzeitig wurden so auch alle benötigten Schnittstellen zu Umsystemen eingeplant. Durch diese intensive Zusammenarbeit mit jenen Personen, welche die Anwendung schliesslich nutzen, und der Projektleitung wurde der neue Prozess von Anfang an akzeptiert. Besonders in der Kundenberatung freuten sich alle auf die baldige Verbesserung des Client-Onboardings. Auch während der Entwicklungsphase war ubitec stets mit der Bank CIC in Kontakt. Das zuständige Projektteam war eng am Prozess beteiligt und konnte alle zwei Wochen die Fortschritte selbst prüfen, testen und herausfordern. Als das neue System schliesslich live ging, war die Begeisterung gross. Insbesondere die Mitarbeitenden der Kundenberatung konnten es kaum erwarten, das neue Client-Onboarding zu nutzen. Kein Wunder, schliesslich erleichtert das neue System ihre tägliche Arbeit drastisch: Einerseits müssen sie nun alle Daten nur noch einmal erfassen, andererseits werden alle wichtigen Dokumente automatisch generiert und archiviert. Das Onboarding ist somit viel effizienter geworden und wird nicht mehr durch Medienbrüche gestört.

40

Prozent

Im Schnitt ist die effektive Arbeitszeit pro Onboarding gegenüber dem alten System um 40% gesunken.

30

Prozent

Die durchschnittliche Arbeitszeit inkl. Wartezeiten reduzierte sich um 30%.

50

Prozent

Dank der Parallelisierung und einfachen Bearbeitung konnte die Durchlaufzeit in gewissen Fällen sogar um 50% reduziert werden.

das Ergebnis

So macht die Arbeit Spass

In den ersten drei Monaten wurden bereits zahlreiche Dossiers mit dem neuen Client-Onboarding eröffnet. Alle haben sich sehr schnell ans neue System gewöhnt und geniessen nun die laufenden Verbesserungen, die es mit sich bringt und noch bringen wird. Gleichzeitig wurden nur wenige Supportanfragen gestellt – ein gutes Zeichen, da dies normalerweise bedeutet, dass eine Anwendung leicht verständlich und benutzerfreundlich ist. Die alten Systeme konnten somit problemlos ersetzt und zurückgebaut werden. Insgesamt war die Einführung des neuen Tools ein voller Erfolg, der allen Beteiligten den gewünschten Nutzen bringt. So macht Client-Onboarding wieder Spass!

Vorteile

  • Klare Regeln definieren den Prozessfluss und führen durchs Onboarding.
  • Genehmigungen können parallel eingefordert werden und sind für die Genehmigungsstellen transparent und jederzeit einsehbar.
  • Grosse Arbeitserleichterung im Backoffice dank integrierten Schnittstellen .

Update: Onboarding juristische Personen

Inzwischen wurde das Client-Onboarding-System für juristische Personen erweitert. Neu ist es zum Beispiel möglich Aktiengesellschaften oder GmbHs über das Tool für ein Bankkonto zu registrieren. Während des Prozesses werden bis zu 15 zeichnungsberechtigte Personen erfasst und automatisch auf Duplikate im Kernbankensystem geprüft. Gleichzeitig verfügt das System über einen Entscheidungsbaum. Mit diesem erkennt es anhand von sechs Fragen, ob es sich bei der juristischen Person um eine operative Schweizer Gesellschaft oder eine Domizilgesellschaft handelt. Je nach Resultat werden vom Client-Onboarding Daten automatisch abgerufen und die entsprechenden Dokumente zur Verfügung gestellt. Zusätzlich werden alle eröffnungsrelevanten Dokumente im Client-Onboarding-System mit nur einem Klick ausgefüllt, generiert und archiviert. Das erhöht die Datenqualität, vereinfacht die Arbeit der Relationship Manager und verkürzt somit wiederum die Bearbeitungszeit pro Dossier.

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